La transcripción es un trámite formal que debe adelantarse ante la Entidad Promotora de Servicios de Salud (EPS) del afiliado, en el evento en que se tenga una incapacidad médica que fue emitida por un médico particular o institución de servicios de salud diferente a la EPS. El trámite se encuentra a cargo del trabajador, quién tiene la obligación de adelantar las actuaciones que exija la EPS para proceder con la transcripción.
Recordemos que la regla general es que la incapacidad médica a partir del tercer día de su reconocimiento es pagada por el EPS en la que está afiliado el trabajador y para ello es indispensable que el certificado de incapacidad sea emitido por un profesional que pertenezca a la EPS o esté adscrito a esta.
Si bien es cierto que el trámite de reconocimiento de incapacidades médicas, así como de licencias de maternidad, paternidad y relacionadas, está a cargo del empleador, en lo que respecta al procedimiento de transcripción de la incapacidades emitidas por un médico que no pertenece a la EPS, le corresponde al trabajador afiliado.
La principal razón por la cual el trámite de transcripción debe adelantarse por parte del trabajador es que las distintas EPS sólo habilitan a través del usuario de cada afiliado la realización de dicho trámite, al requerir información personal y estar asociada directamente a la condición médica del trabajador.
Adicionalmente, en la práctica las distintas EPS en Colombia requieren documentos privados del afiliado, información confidencial, sometida a reserva legal y de carácter sensible para adelantar el trámite de transcripción de la incapacidad, a pesar de que tanto el Ministerio de Salud como la Superintendencia de Salud de manera repetida han expresado su desacuerdo. En ocasiones las EPS solicitan historia clínica, epicrisis, en tanto dicen requerir el registro cronológico de las condiciones del paciente, los actos médicos y procedimientos médicos adelantados para verificar la validez del reconocimiento de la incapacidad.
Siempre se ha sostenido por parte de las EPS que ellas son autónomas para reconocer las incapacidades que fueron emitidas por médicos que no están adscritos a su red prestadora de servicios, a pesar de que la misma Superintendencia de Salud afirma que ellas no tienen la potestad para rechazar la transcripción en tanto se satisfagan los requisitos.
Sólo a partir del 05 de agosto de 2022 que empezaron a aplicarse las normas del Decreto 1427 de 2022 que resuelve por fin la discusión, se establece que en tanto la incapacidad sea expedida por un médico por fuera de la red prestadora de servicios de salud de la EPS se cuenta con un término de quince (15) días para radicar ante la EPS después de que fue expedida, acompañada de la epicrisis si trato de un hospitalización o un resúmen de la atención cuándo se trató de un asunto ambulatorio o de servicios de consulta externa.
La EPS deberá valorar la información y si lo considera podrá requerir al afiliado beneficiario de la incapacidad que se someta a una evaluación médica por un profesional adscrito a la EPS para definir si se acepta o desvirtúa la incapacidad. Para ello, la EPS cuenta con ocho (08) días hábiles a fin de resolver la solicitud de transcripción y de no expresar objeción en dicho término, deberá reconocer la incapacidad dentro de los quince (15) días hábiles siguientes y pagar en los próximos (05) días más.
Con esta normativa se pretendió zanjar la discusión que se presenta por parte de las EPS objetando las incapacidades por el simple hecho de que provienen de un médico que no pertenece a su red de servicios, imponiendoles la nueva norma un término perentorio para que resuelvan y si tienen dudas de carácter médico que sometan a una valoración al afiliado para que la negativa pueda cuente con un respaldo profesional.
