Como parte de las obligaciones principales que tiene el comerciante se encuentra el deber de conservación de los documentos relacionados con sus actividades y negocios. Según el Código de Comercio, se debe dejar fiel copia de los documentos y libros contables de la persona que se ocupe en actividades mercantiles, así como conservar dichos documentos de manera ordenada y archivada.
Tratándose específicamente sobre los libros y papeles contables, el deber de conservación de la información se restringe a diez años, contados a partir del momento en que se considera cerrado el concepto que da origen a la conservación; en consecuencia, la información contable de la nómina de los trabajadores en principio se consideraba enmarcada en dicha regla.
Específicamente, en materia laboral, se deben tener en cuenta las normas sobre el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo que imponen el deber de conservar, algunos de los documentos y registros del sistema, durante mínimo veinte años, debiendo garantizar que la información se mantenga legible, organizada y protegida contra el deterioro, la pérdida o el daño.
Sobre la información de los trabajadores, además de ser información contable aquella de la nómina que conforma la historia laboral y que luego sirve de base para conocer el tiempo de servicios y la base salarial que recibió el trabajador durante la relación laboral, el Archivo General de la Nación recomienda a las entidades públicas conservar estos datos hasta por ochenta años posteriores a la fecha de retiro del trabajador. Con esta medida, la entidad que se dedica a la planeación de la función archivística en Colombia pretende que se mantengan los datos necesarios para el cumplimiento de los requisitos pensionales de los trabajadores.
La instrucción recomendada en materia de archivo aplica, en principio, para las entidades públicas y puede hacerse extensiva a los comerciantes que son empleadores, para anticiparse a que la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscal UGPP pueda en cualquier momento requerir la presentación de documentos que evidencien el cumplimiento en el pago de las contribuciones parafiscales a la seguridad social y que están cargo de tales empleadores.
En tal sentido, todo lo que pueda afectar el reconocimiento de derechos económicos en favor del trabajador y que por tanto requiere ser revisado por la autoridad fiscal para constatar los aportes a la seguridad social, es recomendable conservarlos por el tiempo que dice el Archivo Nacional, esto es, por ochenta años.
Así mismo, frente a los documentos relacionados con la historia clínica de los trabajadores, que se conforman tanto por las comunicaciones como por los certificados y que se relacionan con documentos médicos, como los exámenes, los soportes de las incapacidades, los estudios de enfermedades, entre otros, se extiende tal recomendación de conservación por ochenta años, además de que es necesario que sólo sean custodiados por un médico laboral.
Esta misma regla se recomienda aplicar a la información documental que debe conservarse por escrito como requisito de validez en una relación laboral, tales como: los pactos de no salario, el acuerdo de salario integral y del salario en especie, la condición del trabajador de dirección, confianza y manejo, la entrega de las herramientas de trabajo, la declaración de haber leído y comprendido el reglamento interno de trabajo, la regularización de entrega de la dotación y los elementos de protección personal, los contratos de trabajo, especialmente los que se pactan a término fijo o por obra o labor a realizar, entre otros.
En dicha regla se incluyen, los documentos que se entregan al trabajador durante la relación laboral como lo son, el certificado de ingresos y retenciones, las cartas, las comunicaciones, las autorizaciones, todas estas especialmente sobre, permisos, el disfrute de vacaciones y eventuales licencias, inclusive las decisiones sobre sanciones disciplinarias, así como todos los documentos que fueron recaudados en el proceso de selección y que sirvieron para constatar los requisitos legales de contratación y las competencias para el cargo.
En suma, la información que se conserva de la relación laboral debe ser idónea para mantenerse identificada y almacenada en un modo que permita verificarse como evidencias, así como preservada ojalá mínimo por ochenta años y bajo los criterios que garanticen la consulta fiel sobre los hechos, datos, declaraciones y registros del trabajador.
